Aumento no volume de pedidos de reembolso com violações de políticas em gastos corporativos. Saiba o que pode e o que não pode na prestação de contas.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial. Contudo, ao pleitear a restituição dos montantes, diversos indivíduos acabaram em desvantagem: observou-se um crescimento de 78% no número de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, é fundamental que as empresas estejam atentas para evitar prejuízos e garantir a compensação adequada aos colaboradores que seguem as normas estabelecidas. O correto cumprimento das políticas de indenização pode contribuir significativamente para a transparência e eficiência nos processos de reembolso.
Reembolso: um fator crucial na gestão de despesas corporativas
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas persistem mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir a marca de R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, plataforma de controle da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas lançadas por colaboradores de empresas de diversos tamanhos. As infrações mais comuns incluem: despesas atrasadas em relação ao prazo de prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política interna da empresa (18,89%); possibilidade de duplicidade no pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo deles. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com regras mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido aos custos adicionais envolvidos. A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, alerta Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas da Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter consequências diretas e prejudiciais. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com os gastos do próprio bolso.
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Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, ressalta que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as diretrizes de forma oficial, como por meio de seu site. O texto deve detalhar as consequências da não conformidade com as regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e ainda assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Nesses casos, o responsável pelo gasto assume os valores não permitidos e é obrigado a cumprir o que está estipulado na política da empresa. Em casos de reincidência, até mesmo o desligamento pode ocorrer’, esclarece.
Quanto aos limites de gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que esses valores podem ser estabelecidos por meio de uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso de despesas feitas com o cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo na folha de pagamento. No entanto, existem situações mais graves envolvendo gastos que são considerados fraudes, conforme destaca o executivo da plataforma: Despesas falsas – apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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